Втратили документи під час війни: що робити, аби їх відновити

Markiian Oliiarnyk
  • Фактично на кожен втрачений документ в Україні (онлайн чи офлайн) можна отримати дублікат.
  • Якщо документ було викрадено, рекомендовано спочатку звернутися до поліції, а вже потім займатися його відновленням.
  • Деякі цивільні свідоцтва можна повторно замовити через «Дію».

Багато українців були вимушені ховати документи під час окупації або втратили їх під час евакуації чи атак російської армії. Процедура відновлення нескладна, хоч і може зайняти деякий час. А поки дублікати оригіналів вироблятимуться, на території України завжди можна скористатися їхніми електронними аналогами у «Дії». Вони мають таку ж саму юридичну силу, що й паперові.

Заборона зібрала інструкції про те, де і яким чином можна отримати дублікати або поновити основні документи в умовах воєнного стану.


Відновлення паспортів в Україні та за кордоном: інструкція

У разі втрати паспорта громадянина (або ID-картки) чи закордонного паспорта найперше слід звернутися до найближчого відділу поліції. Там треба подати заяву про втрату документа й у відповідь отримати витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань, пояснюють у Державній міграційній службі України. Це потрібно для того, щоб убезпечитись від дій зловмисників, якщо вони вкрали або знайшли втрачений паспорт.

Далі слід звернутися до однієї з трьох установ:

  • у підрозділ ДМС України;
  • у центр надання адміністративних послуг (ЦНАП);
  • у центр обслуговування громадян «Паспортний сервіс» (він же ДП «Документ»).

Відновлення втраченого документа не є безплатним. В залежності від тривалості розгляду заявки, вартість ID-картки може коливатися від 450 грн за 20 днів до 820 грн за 10 днів, а закордонного паспорта — від 856 грн за 20 днів до 1496 грн за 3/7 днів (актуально за даними ДМС на 28.12.2022). Окрім того потрібно також сплатити держмито у розмірі 34 грн за сам факт втрати паспорта.

Читати більше новин в Telegram

Утім в умовах воєнного стану вкрай складно дотримуватися встановлених строків виготовлення, тож у Міграційній службі не рекомендують сплачувати адмінзбір за термінове оформлення.

Перелік документів, які необхідно подати для відновлення паспорта громадянина або ID-картки:

  • заява про втрату паспорта;
  • витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань (особливо актуально у разі викрадення паспорта);
  • документ, що підтверджує сплату адмінзбору;
  • копія або оригінал ідентифікаційного коду (РНОКПП).

В установі також можуть запросити й додаткові документи, з повним переліком яких можна ознайомитися за посиланням.

Для відновлення закордонного паспорта в цілому перелік схожий (ідентифікаційний код не потрібен). Утім, крім вже вищезгаданих, вимагається подача ще таких документів:

  • заява-анкета;
  • паспорт громадянина або ID-картка;
  • фотокартка 10х12 сантиметрів (для дітей до 12 років та осіб, які не можуть пересуватися самостійно).

З додатковими документами, які можуть знадобитися для відновлення закордонного паспорта, можна ознайомитися тут.

У разі, якщо паспорт був утрачений або викрадений за кордоном, найперше слід також звернутися до місцевої поліції, щоб отримати довідку або копію протоколу про втрату документа.

З цією довідкою треба звернутися до найближчого українського посольства чи консульства. Вже там мають: 1) оформити новий паспорт за аналогічною процедурою, як і в Україні або 2) видати тимчасове свідоцтво, яке прирівнюється за дією до закордонного паспорта (після повернення в Україну його потрібно поміняти на відновлений документ).

Адреси дипломатичних установ можна знайти на офіційному сайті МЗС України.

Водійське та пенсійне посвідчення: перелік вимог для відновлення

Щоб відновити втрачене водійське посвідчення достатньо звернутися до територіального сервісного центру (ТСЦ) Міністерства внутрішніх справ. Якщо документ було викрадено, слід спочатку написати заяву у поліцію й отримати відповідну довідку, і вже з нею йти до центру. Також з собою потрібно мати:

  • паспорт громадянина або ID-картку;
  • оригінал або копію ідентифікаційного коду (РНОКПП);
  • квитанцію про сплату адмінзбору (орієнтовна вартість — 254 гривні).

У мирний час також вимагається медична довідка 083/о, однак на час дії воєнного стану не обов’язково її надавати.

Перелік документів для відновлення водійського посвідчення. Фото: Головний сервісний центр МВС

Відновити водійські права можна й онлайн. Для цього потрібно авторизуватися в електронному кабінеті водія на сайті Головного сервісцентру МВС та зробити онлайн-замовлення.

Водійський е-кабінет також доступний на Урядовому порталі у розділі «Електронні послуги».

В МВС попереджають про можливе шахрайство. Єдиний законний спосіб отримати дійсне посвідчення водія — це самостійно пройти процедуру в ТСЦ. Тож не варто контактувати з так званими представниками вже неіснуючого МРЕО за номером телефону, який знайшли у соцмережах. До того ж державний сервіс завжди має домен «gov.ua». Забрати нове водійське можна лише в обраному відділенні Укрпошти.

У разі втрати пенсійного посвідчення слід подати заяву до територіального органу Пенсійного фонду. При особистому зверненні треба заповнити відповідну заяву, надати паспорт та фотокартку.

Ця процедура є безкоштовною, а сам процес виготовлення нового посвідчення займає близько місяця. Отримати нове пенсійне можна в одному із сервісних центрів Фонду, який вказується у поданій заяві.

Також оформити відновлення документа можна в онлайн-режимі: 

  • в кабінеті електронних послуг Пенсійного фонду, розділ «Щодо пенсійного забезпечення»;
  • у мобільному застосунку «Пенсійний фонд», розділ «До ПФУ — Комунікації до ПФУ — Заява на виготовлення пенсійного посвідчення».

Загубилось посвідчення УБД чи військовий квиток: як діяти

Замість втраченого посвідчення учасника бойових дій (УБД) можна отримати його дублікат. Аби зрозуміли, як це зробити, є інструкція Міністерства у справах ветеранів України.

Якщо статус УБД був наданий за рішенням міжвідомчої комісії, необхідно зібрати такі документи:

  • заява про заміну посвідчення з уточненням причин його втрати, номер телефону;
  • оголошення в газету про втрату документа із зазначенням прізвища, ім’я та по-батькові військового;
  • копія посвідчення (за наявності) або зазначення його номеру, серії та дати видачі;
  • копії сторінок паспорта (1-2 та 11-12 с.) або ID-картки;
  • копії довідки про присвоєння ідентифікаційного номера;
  • фотокартки розміром 3×4 — 2 штуки.

Далі електронні варіанти цих документів треба надіслати на електронну скриньку Мінветеранів dpi@mva.gov.ua (фотокартки слід відправити Укрпоштою на адресу: м. Київ, пров. Музейний, 12, 01001).

Якщо статус УБД був виданий без участі міжвідомчої комісії, потрібно написати рапорт до відділу кадрів оперативного командування військової частини, що видавала посвідчення.

До рапорту потрібно додати наступні документи:

  • довідку з відділу поліції, що підтверджує подачу заяви про втрату посвідчення;
  • копію оголошення в газету про втрату документа;
  • копію військового квитка;
  • копії сторінок паспорта або ID-картки;
  • довідку про проходження служби в зоні АТО (ООС) із зазначенням періоду;
  • дві фотографії розміром 3×4.

«Особам, які були демобілізовані потрібно написати заяву до РТЦК та СП [районного територіального центру комплектування і соціальної підтримки] за місцем обліку. Після того як РТЦК та СП отримує підтвердження від установи, яка видала посвідчення, про дійсність такої видачі, районний ТЦК та СП звертається до обласного ТЦК та СП, а той, відповідно, виписує нове посвідчення учасника бойових дій», — пояснили в громадській організації «Юридична сотня».

Процедура відновлення військового квитка певною мірою схожа з відновленням посвідчення УБД, утім є один важливий нюанс. Якщо цей документ було втрачено/викрадено, в обов’язковому порядку проводиться службове розслідування. Тож найперше необхідно у письмовому вигляді невідкладно подати заяву/рапорт командиру (для військовослужбовців) або керівнику територіального центру комплектування (для військовозобов’язаних та резервістів) з поясненням причин втрати.

За втрату військового квитка також необхідно заплатити штраф розміром від 510 до 850 грн (від 850 до 1700 грн, якщо документ загублено повторно або в особливий період).

Далі для відновлення потрібно подати такі документи:

  • копію втраченого квитка або витяг з особової справи;
  • витяг з наказу про результати службового розслідування;
  • довідку з поліції;
  • копії паспорта або ID-картки. 

Відновлення трудової книжки і диплома про освіту

Працівник, що втратив трудову книжку, може отримати її дублікат. Для цього слід написати відповідну заяву за останнім місцем праці. Роботодавець зобов’язаний видати нову трудову з поміткою «Дублікат». Термін виготовлення — не більше 15 днів після подачі заяви (на час дії воєнного стану строки можуть бути більшими).

Окрім того, існує ще декілька варіантів відновлення трудової книжки:

  • замовити витяг з реєстру застрахованих осіб особисто;
  • через представника у територіальному відділенні Пенсійного фонду України за новим місцезнаходженням;
  • онлайн на порталі електронних послуг ПФУ у розділі «Електронна трудова книжка»; 
  • звернутися із запитом до Державної податкової служби.

Важливо: втрата чи відсутність трудової книжки не є підставою для відмови у прийнятті на роботу. 

У разі втрати документа про вищу освіту необхідно звернутися із заявою до навчального закладу, який його видав. Реорганізація/ліквідація закладу — слід звертатися до його правонаступника. А якщо такого немає, то заяву про поновлення разом з пакетом документів треба направити поштою до Міністерства освіти і науки України за адресою: 01135, м. Київ, пр. Перемоги, 10 або на електронну скриньку ez@mon.gov.ua.

До заяви необхідно додати:

  • копію паспорта або ID-картки;
  • копію ідентифікаційного коду;
  • довідку з поліції (у разі викрадення документів);
  • оголошення в газеті про втрату диплома;
  • копії втрачених документів (за наявності);
  • квитанцію про сплату адмінзбору за виготовлення дубліката (вартість визначає керівництво вишу);
  • письмову згоду на збір та обробку персональних даних.
Зразок заяви про відновлення диплома про вищу освіту. Джерело: Міністерство освіти і науки України

Якщо диплом був виданий до 2000 року й інформації про нього немає ані в Єдиній електронній базі з питань освіти (ЄДЕБО), ані в архівах вишів, тоді наявність вищої освіти потрібно буде доводити у суді.  Для цього можна використати будь-які свідчення, наприклад, копії документів про навчання чи записи у трудовій книжці.

Коли суд винесе своє рішення з підтвердженням здобуття освіти, його копію також треба буде додати до заяви про відновлення, адресованої МОН України.

Процедура відновлення документів про здобуття середньої загальної або професійної освіти фактично не відрізняється від зазначеної вище. Однак у вирішенні цього питання є додаткова опція: із заявою можна звернутися до місцевих облдержадміністрацій або місцевих управлінь Міністерства освіти.

Медична карта і документи на нерухомість: як отримати дублікат

Щоб відновити медичні документи, необхідно звернутись до сімейного лікаря, педіатра або терапевта за місцем перебування, пояснюють у Міністерстві охорони здоров’я України. Йдеться про:

  • медичні карти;
  • результати обстежень;
  • результати операційних втручань;
  • реабілітаційні рекомендації.

Для відновлення документів про інвалідність необхідно звернутися до управління соцзахисту, який має доступ до Центрального банку осіб з інвалідністю. Там зроблять відповідний витяг, в якому буде зазначена інформація про групу і причину раніше встановленої інвалідності.

Якщо є потреба у відновленні довідки про проходження медико-соціальної експертизи, слід звернутися до будь-якої медико-соціальної експертної комісії (МСЕК) за місцем перебування. Там лікарі або назначать нову експертизу, або зроблять витяг з архіву.

Людина, яка втратила документи на нерухомість (квартиру або будинок), може легко отримати дублікати, які мають таку ж юридичну силу, що й оригінали, пояснюють представники волонтерського руху «Адвокати ЗСУ». Зазвичай такі документи складають з:

  • технічного паспорта;
  • свідоцтва про право власності або права на спадщину, договору дарування або купівлі-продажу.

Щоб відновити техпаспорт, слід звернутися до бюро технічної інвентаризації, яке видавало оригінал. До заяви, необхідно додати:

  • витяг з Реєстру речових прав (якщо реєстрація проведена після 2013 року);
  • інформаційну довідку щодо реєстрації права власності (якщо реєстрація проводилася до 2013 року).

Для отримання дубліката правовстановлюючих документів слід звернутися до місцевого Центру надання адміністративних послуг (ЦНАП), надавши:

  • письмову заяву з нотаріально завіреними підписами;
  • оголошення з газети про втрату документів;
  • розширену довідку для дубліката;
  • копію техпаспорта;
  • довідку з бюро знахідок;
  • копію паспорта власника нерухомості;
  • витяг з Реєстру речових прав (якщо документи були оформлені до 2013 року);
  • інформаційну довідку щодо реєстрації права власності (після 2013 року). 

Також, як альтернативний варіант, можна звернутися до нотаріуса, який посвідчував право на спадкування, договір дарування або ж купівлі-продажу.

Якщо ж отримати дублікат правовстановлюючого документа неможливо, то слід звернутися до суду. Його рішення фактично буде замінювати правовстановлюючий документ, а також буде внесено в Реєстр речових прав на нерухоме майно, як підстава права власності.

Застосунок «Дія»: які документи доступні  

У державному застосунку «Дія» є спеціальна послуга «єДокумент» — тимчасовий цифровий паспорт на період дії воєнного стану. Він містить персональні дані, РНОКПП (картка платника податків) та QR-код. Його можна показувати, щоб підтвердити свою особу, зокрема на вимогу працівників поліції або військових.

У застосунку також є:

  • ID-картка;
  • біометричний закордонний паспорт;
  • картка платника податків (РНОКПП);
  • водійське посвідчення;
  • свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу;
  • страховий поліс транспортного засобу;
  • студентський квиток;
  • довідка переселенця (ВПО);
  • свідоцтво про народження дитини.

Ці цифрові документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові. Тож ними можна користуватися майже скрізь, наприклад,  для виїзду за кордон або для отримання щомісячних виплат для переселенців.

Окрім того, через портал «Дія» також можна відновити деякі види втрачених паперових документів. Йдеться про:

  • свідоцтво та витяг про народження;
  • свідоцтво та витяг про смерть;
  • свідоцтво про зміну імені;
  • свідоцтво про реєстрацію чи розірвання шлюбу;
  • витяг з реєстру про місце реєстрації.

Раніше Заборона розповідала про спеціальний документ, за допомогою якого українці можуть законно повернутися в Україну з Росії або з окупованих територій. Його наявність може бути вкрай необхідною, якщо повертатися через треті країни, як-от Естонія, Латвія, Литва чи Грузія.

Читати більше новин в Telegram

Сподобався матеріал?

Підтримай Заборону на Patreon, щоб ми могли випускати ще більше цікавих історій

Нагору